中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
1672-3791（2015）08（c）-0109-02

档案管理职员应根据《中国人民共和国档案法》及其有关的法律法规的需要，结合本单位实质状况，做好档案规范化管理工作。

1 档案采集和归档

1.1 档案的采集范围

档案采集范围是指反映本单位工作实质、具备查阅和借助价值的各种门类和载体的文件。在履行职务过程中，其他人不能将形成的文件据为己有或者损毁。

1.2 档案采集的水平需要

为了便于保管和借助，档案职员应不同不同价值和年度，遵循文件形成规律，维持文件间的有机联系，根据相应水平标准采集得到的各种门类和载体的归档文件和案卷。

1.3 整理归档的时间需要

为了便于齐全、完整采集文件材料，应使用随时和集中等档案采集办法，保证排列有序，分类存放，有益于查找和借助工作的顺利拓展。（1）党务、行政管理文件的整理归档应在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理归档应在科技活动结束或之后3个月内完成；（3）会计文件档案在暂由会计机构保管1年，整理归档应在次年3月底完成；（4）音像文件整理归档应在有关活动结束或之后3个月内完成；（5）电子文件的逻辑归档应实时完成，对应纸质文件的物理归档在需要时间内完成；（6）重大活动形成文件的整理归档应在此活动结束或之后3个月内完成；（7）专业文件的整理归档在行业主管部门规定时间内准时完成。

2 档案整理和分类排列

2.1 整理档案

在坚持尊重和维护档案本质特质，维持文件档案间的联系，便于保管和借助的原则基础上，认真做好档案整理工作。

在文件档案归档前，档案管理者要进行监督、指导和检查验收工作，也要监督和指导归档后的统一编目工作。通常情况下，办公室整理归档党务、行政管理类纸质文件；财会部门整理归档会计类文件档案；有关科室整理其他种类的档案资料。

2.2 分类排列档案

一般使用“保管期限-年度”分类法排列文书档案；根据相应的规范、规范和方法，合理运用保管期限、年度、发文机构等分类办法排列其他门类和载体的档案资料。

应根据类型和载体种类的不同，分别排列档案；根据相应的分类办法排列同类和载体的档案资料。

3 档案基本编目和保管

3.1 档案基本编目

档案基本编目主要包含案卷封面项目、案卷脊背项目与档案盒封面和盒脊项目，要填写齐全相应项目。全宗名字、类目名字、案卷题名、时间、“管期限、件（页数）、档号等组成了案卷封面项目，全宗号、目录号、年度、案卷号等组成了案卷脊背项目，全宗名字、全宗号、年度、保管期限、起止件号（室）、盒号等组成了档案盒封面和盒脊项目。

用“全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号”的方法编制以卷为单位的纸质文书档案档号，用“全宗号-年度-保管期限-件号”的方法编制以件为单位的纸质文书档案档号，用“类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号”的方法编制科技档案档号，根据有关规定编制其他种类档案资料的档号。要完整齐全规范填写卷内目录、案卷目录、归档文件目录，要根据《文书档案著录细节与机读目录数据交换格式》等的规定编制机读目录。

3.2 档案保管

档案保管应严格遵守“集中统一管理”的基本原则。档案职员应付档案进行科学管理，档案库房内非员工不能入内。要打造适合档案安全保管保护的相应库房和柜架，容积要符合远期进步需要，配备“八防”设施并根据规定进行按期和不按期的维护、演练用和检查，并做好记录。要整齐排放档案柜架，档案排列入柜要根据规范进行，并设置有引导标识。

要维持库房清洗卫生，微小气候适合，室内不能摆设非档案物品。要调控库房温度在14℃～4℃、相对湿度在45%～60%之间，监测温度、湿度频次在每周4次以上。

4 档案鉴别销毁和统计移交

4.1 档案鉴别销毁

档案管理职员要对档案内容的现实和历史用途进行正确剖析和辨别，对档案的保存价值进行准确认定。这需要单位应成立档案鉴别销毁工作领导机构，并负责完成此项工作。根据职责需要，档案管理职员需要参加档案资料并指导会计档案、科技档案的鉴别销毁工作。

要依据各门类、载体档案的保管期限和归档与不归档范围等规定，鉴别档案的保存价值。鉴别职员要逐卷逐件剖析、研究案卷，完成档案鉴别工作，依据有关规定写出鉴别销毁建议和报告，审察工作由鉴别销毁工作领导机构成员完成。对于审察符合销毁的档案应填写销毁清册，销毁在主管领导批准后进行。需要在2人以上在清册上签字并现场监督销毁档案，同时在清册上详细记录销毁的时间、地址和办法，对存在的问题准时纠正。

4.2 档案统计和移交

要准时准确记录档案资料的各种统计台帐，对室藏档案资料状况要准时进行统计，准确记录其数目变动状况，真的做到数据准确、真实，帐实相符，不能出现错误。档案行政管理部门需要报送的档案工作报表腰根据需要在规定的时限内完成。调离工作职位的档案职员需要根据规定办理移交手续，交接双方应清点核对移交目录，将出现的问题准确记录在交接清单上并签字盖章，并查明缘由、分清责任、准时处置，顺利完成工作交接工作。

5 档案保密和借助

5.1 档案保密

为确保档案安全，档案管理和借助职员要严格遵守《中国档案法》和《中国保密法》等有关规定，不能泄露涉密档案内容。要严格根据档案借助规范完成档案的查（借）阅和摘抄、复印工作，为杜绝失泄密现象的发生，档案资料不能擅自外借或带出档案室，不能擅自帮助别人复制和摘抄档案。档案借助者应严格遵守保密规范，档案库房未经许可不能擅自进入，无关的档案资料不能查阅。要准时处置档案保密检查过程中发现的不安全原因，准时追查责任，严肃处置遗失和失泄密事件并采取弥补手段。

5.2 档案借助

档案借助者需要根据规定认真填写档案借助登记表。单位内部和外部职员因工作需要查阅档案者，其办理步骤为：（1）科室和办公室负责人赞同可以查阅一般档案资料；（2）经过分管领导或单位主要点导批准赞同后，可以查阅涉密档案资料。（3）单位外部职员需要持单位介绍信并经有关科室和办公室负责人与分管档案工作的领导赞同后方可查阅本单位的档案资料。

档案借助的时间、时限和有关需要：（1）应在工作时间在阅览室内进行档案查阅。确实需要借阅者，一般应在5天以内，需要延长者应重新办理手续或经过单位领导批准。（2）档案借阅管理和借助者，不可以有以下行为：摘抄、复印、照相、翻拍或借给别人档案资料；圈点、勾划、标记甚或撕毁档案资料；档案资料内容的公布；其他损毁档案资料的行为。（3）有关职员提供档案借助服务要主动热情，根据需要详细检查档案资料，准时汇报并解决发现档案借助者的出现不好的现象或问题。